A legtöbb modern vállalkozás az e-mailekre támaszkodik a kommunikáció során. E-mailekhez vagy rosszabb esetben az egész e-mail fiókokhoz való hozzáférés elvesztése pusztító lehet. Az Outlook e-mailjeinek biztonsági másolata az egyik legjobb módja annak, hogy nyugalmat szerezzen, tudván, hogy az e-maileket az eszközén több helyen tárolja, és nem tévedhetnek el könnyen.
Ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogyan készítsünk biztonsági másolatot az Outlook e-mailjeiről néhány különböző módon.
hogyan lehet képernyőképet készíteni a snapchat-en anélkül, hogy tudnák az iphone xr-en
Az összes Outlook e-mail biztonsági mentése és exportálása
Az összes Outlook-e-mail biztonsági másolatának egyik leggyorsabb módja az integrált .pst fájlformátum használata. A Microsoft Outlook és a Microsoft Exchange kizárólag PST fájlokat használ e-mailek, kapcsolattartási adatok és címek, valamint naptáresemények tárolására. A statikus PST fájl biztonsági másolatként használható a jelenlegi Outlook e-mailjeihez és elérhetőségeihez, és az Outlook offline állapotban is hozzáférni fog hozzá.
A következőképpen készíthet biztonsági másolatot e-mailjeiről egy .pst fájlra:
- Nyissa meg az Outlook programot, majd nyomja meg a Fájl gombot.
- A menüben válassza a Megnyitás és exportálás lehetőséget.
- Kattintson az Import / Export gombra.
- A rendszer visszatér az Outlook fő képernyőjére, és felbukkan az Import / Export varázsló, amely végigvezeti Önt az exportálási folyamaton.
- A varázslóban válassza a listából az Exportálás fájlba opciót, majd kattintson a Tovább gombra.
- Válassza az Outlook adatfájl (.pst) parancsot, amikor a rendszer kéri a fájltípus kiválasztását, majd kattintson a Tovább gombra.
- Ezután a rendszer kéri, hogy válassza ki az exportálandó mappákat. Kiválaszthatja e-mail fiókját az összes hozzá tartozó mappa exportálásához, beleértve a névjegyeket és a naptáradatokat is. Kattintson a Tovább gombra, ha elégedett a választásával.
- Válassza ki a címet, amelybe a mentési fájlt mentették. Ne feledje az elérési utat, hogy később elérhesse.
- Célszerű megváltoztatni a fájl nevét (az útvonal utolsó része). Alapértelmezés szerint ez a backup.pst.
- Ha a biztonsági mentési fájlt az alapértelmezett útvonalra menti, válassza ki, hogy duplikált elemeket szeretne-e.
- (Opcionális) A Vissza gombbal visszatérhet az előző párbeszédek bármelyikéhez, esetleg a mappaválasztás módosításához.
- Az Exportálás megkezdéséhez nyomja meg a Befejezés gombot.
- Az Outlook jelszó létrehozására szólítja fel. Ez biztonsági okokból fontos lehet, de nem kell megadnia jelszót.
- A kibontott fájlt a fájl elérési útjához megadott helyen találja meg. Most áthelyezheti vagy másolhatja a fájlt máshova.
Hogyan lehet elérni az exportált Outlook e-maileket
Miután exportálta a fájlokat, felmerülhet a kérdés, hogyan lehet később hozzájuk férni. Az Outlook megkönnyíti a biztonsági másolatok megnyitását és az e-mailek visszaállítását a mentett időponthoz. A következőket kell tennie:
- Keresse meg a biztonsági másolat fájlt. Jegyezze fel a helyét és a fájl elérési útját.
- Nyissa meg az Outlook programot.
- Nyomja meg a File gombot, majd kattintson az Open & Export gombra.
- A jobb oldali menüben válassza az Outlook adatfájl megnyitása lehetőséget.
- Ez megnyitja a Fájlkezelőt. Ugrás a biztonsági mentési fájlra. Kattintson rá, majd válassza a Megnyitás lehetőséget.
- A rendszer visszatér az Outlook fő képernyőjére.
- A bal oldali navigációs menüben görgessen lefelé, amíg meg nem jelenik az Outlook adatok. Ez a kategória tartalmazza a biztonsági másolat fájlból visszakeresett elemeket.
- A kategória megőrzi az eredeti formázási és mapparendszereket.
- Az e-maileket áthúzhatja más fájlokba.
Most hozzáférhet a mentett e-mailjeihez.
Hogyan lehet gyorsan menteni az egyetlen Outlook e-mailt
Néha nem akarja az összes e-mail mentését és az Outlook újbóli megnyitását, amikor csak egy vagy néhány konkrét e-mailre van szüksége. Szerencsére van néhány gyors megoldás egyetlen e-mail mentésére az Outlookból.
1. módszer - Közvetlenül mentés mappába
- Nyissa meg az Outlook programot.
- Nyissa meg a Fájlkezelőt, és keresse meg azt a helyet, ahová el szeretné menteni az e-mailt. Előfordulhat, hogy mind az Outlookot, mind a File Explorer-t ablakos módba kell helyezni, és a könnyebb hozzáférés érdekében áthelyezni őket.
- Húzza a menteni kívánt e-mailt az Outlookból a mappába.
- Az Outlook automatikusan tárolja az e-mailt Outlook elem formátumban.
- Kattintson duplán a mentett e-mailre az Outlook programban történő megnyitásához.
2. módszer - Mentés TXT vagy HTML formátumban
- Nyissa meg az Outlookban menteni kívánt e-mailt.
- Válassza a Fájl lehetőséget, majd a Mentés másként lehetőséget.
- A File Explorer megjelenik. Válassza ki az elérési utat, ahová az e-mailt tárolni kívánja. A Fájlkezelő alján kattintson a Mentés típusként melletti nyílra. Válassza a Csak szöveg lehetőséget, ha azt .txt formátumban szeretné menteni, vagy HTML-t, ha az e-mailt .html fájlként szeretné menteni.
- A mentés után az e-mail a szövegszerkesztőjével (például a Jegyzettömbbel) érhető el, ha .txt fájlban van, vagy a böngészőjében, ha .html fájlként van mentve.
Az e-mail ilyen módon történő mentése nem őrzi meg a mellékleteket, ezért feltétlenül töltse le őket, szükség esetén nevezze át őket, és mentse el az e-mail mellé későbbi hozzáférés érdekében.
3. módszer - Képmentéshez használja a Képernyőfelvétel funkciót
A képernyőrögzítő szoftver segítségével az e-mail tartalmát képként is elmentheti. Ez a módszer hasznos lehet az e-mail tartalmának hivatkozására más kommunikációs űrlapokban, mivel a képek könnyen rögzíthetők az e-mailekhez és más üzenetekhez.
Ha Windows rendszert használ, az újabb verziókhoz előre telepített képernyőrögzítő szoftver tartozik, a Snipping Tool (régebbi eszközökön) és a Snip & Sketch néven. Alternatív megoldásként használhatja a billentyűzet Print Screen gombját, majd beillesztheti a képet a Paintbe.
Mac-eszközök esetében a folyamat hasonló. A Ctrl + Command + 4 parancsikonnal nyissa meg az integrált képernyőfelvétel funkciót, majd húzza a kijelölő célkeresztet az e-mail területének lefedésére a mentéshez.
Linux esetén megtalálható egy képernyő-rögzítő szoftverek választéka letölthető, amely felhasználható az e-mail képként történő mentésére. Alternatív megoldásként a GNOME-alapú modellek beépített Screenshot segédprogrammal rendelkeznek az Alkalmazások> Kiegészítők menüben. Egyes Linux operációs rendszerek verziói reagálnak a billentyűzet Print Screen gombjára, hasonlóan a Windows rendszerekhez.
Hogyan exportálhatok minden e-mail címet az Outlook programban?
Ha exportálni szeretné a névjegyzéket (amely tartalmazza a névjegyek e-mail címeit, valamint egyéb információkat), akkor az e-mailek exportálásához hasonló lépéseket hajthat végre. Az elérhetőségi adatok azonban más, felhasználóbarátabb fájlformátumban tárolhatók, és az Excelben megnyithatók a gyors kezelés és szerkesztés érdekében. A következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Outlook programot.
- Válassza a Fájl> Megnyitás és exportálás> Importálás / exportálás lehetőséget.
- Az Import / Export varázslóban válassza a Mentés fájlként lehetőséget.
- Válassza a vesszővel elválasztott értékeket (.csv), amikor a rendszer kéri a fájltípus kiválasztását.
- A mappaválasztó menüben válassza ki a fiók alatt található Névjegyzék mappát.
- Erősítse meg a fájl elérési útját, vagy módosítsa szükség szerint. Nevezze el a fájlt kívánt módon.
- Az exportálási folyamat elindításához nyomja meg a Befejezés gombot.
- Az Import / Export párbeszédablak bezárul, amikor a folyamat befejeződik.
Az exportált .csv fájl megnyitható az Excel programban. Megjelenik egy nagy táblázat elérhetőségi adatokkal. Valószínűleg sok üres cellája lesz, és ez teljesen normális. Az Excel segítségével szerkesztheti az adatokat, bár további tartalom hozzáadása olvashatatlanná teheti az Outlook számára, ha később importálnia kell a fájlt.
hogyan lehet letiltani valakit a tiktok-on
Használhatja ezt a fájlt egy másik eszközön vagy e-mail szolgáltatáson a kapcsolattartási adatok importálásához.
Hogyan menthetek több Outlook e-mailt a számítógépemre?
Ha egyszerre több e-mailt szeretne menteni, de nincs szüksége a teljes e-mail könyvtárra, akkor lehet választani néhány e-mailt egyszerre mentésre. A következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Outlook programot.
- Válassza ki a menteni kívánt e-maileket. Tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintson az e-mailekre, hogy egyenként kiválassza őket, vagy tartsa lenyomva a Shift billentyűt, hogy kiválassza az első és a második kattintás közötti e-maileket.
- Válassza a Fájl> Mentés másként menüpontot.
- A párbeszédpanelen lépjen abba a mappába, ahová menteni kívánja az e-maileket, nevezze el a fájlt, ahogyan szeretné, és válassza a Csak szöveg elemet a mentéshez.
- Az Outlook az összes kiválasztott e-mailt egyetlen .txt fájlba menti. A szövegszerkesztővel elérheti őket.
Ha külön .txt fájlokba kívánja menteni őket, akkor minden e-mailt külön kell mentenie. További Outlook beépülő modulok Az online elérhetőség kiterjesztheti ezt a funkciót az e-mailek különálló .txt vagy alternatív fájlformátumban történő mentésére.
Új megjelenés az Outlookban
Az Outlook integrált exportálási funkciójával biztonsági másolatot készíthet és visszaállíthatja az e-maileket arra az esetre, ha elveszett jelszó vagy feltörés miatt elveszítené hozzáférését az e-mail fiókjához. Mivel az online kommunikáció annyira elterjedt, néhány perc időt vesz igénybe az e-mailek rendszeres biztonsági mentésére, ezzel megmentheti a fejfájást az elveszett fájlok között.
Milyen gyakran exportálja az Outlook e-maileket? Tudassa velünk az alábbi megjegyzések részben.
