Ha valamiről listát kell készítenie,ez vancsábító, hogy az Excel legyen az alapértelmezett adattár: elvégre ez csak egy kis lista az elemekről magadnak vagy néhány közeli kollégának.
Talán valami kifinomultabbra van szüksége, például a számítási képletekre vagy a makroprogramozásra az adatgyűjtés és -feldolgozás automatizálásához.
Sajnos az egyik legnagyobb problémája az is, hogy milyen könnyedén kezdhet el dolgozni az Excelben vagy egy rivális táblázatkezelő programban. Ami az Excel kis projektjével kezdődik, valami hatalmasra nő, és ekkor szembesülhet sebességgel és stabilitással, vagy akár olyan fejlesztési problémával, amelyet nem tud megoldani.
Ezenkívül a nagy adatkezelési feladatok gyakran jelentős kihívásokat jelentenek, mint például a szervezés, a megvalósítás, a fájlok osztályozása, az adatbázis-kezelés, a felhasználói együttműködés stb. Az adatbázis felépítésének megszakításához mindössze annyi kell, hogy rossz helyre helyezi az adatokat, következetlenül írja be az adatokat, vagy akár két ember dolgozik ugyanazon a lapon. Számos dolog tévedhet, késleltetést és lehetséges adatvesztést okozva.
Ez a cikk elmagyarázza a leggyakoribb problémákat, amelyek az Excel-táblázatok használatakor merülnek fel, hogyan lehet ezeket kezelni, és mikor érdemes jobban megtenni a lépést, és inkább váltani egy adatbázisra.
1. kérdés: Excel többfelhasználós szerkesztés
Amikor az Excel rendszerek organikusan növekednek, akkor gyorsan olyan problémákba ütközik, amikor az egyik felhasználó bármikor megnyit egy munkafüzetet, és egy másik személynek azt mondják, hogy az már nyitva van. A második felhasználó törölheti, kivárhatja vagy megtekintheti az írásvédett verziót. Az Excel ígérete, miszerint tudatja Önnel, amikor a másik kilép a munkafüzetből, hazárdjáték, mivel nem ellenőrzi olyan gyakran az állapotot, és soha nem is világosítja fel. Még ha így is van, előfordulhat, hogy valaki más bejelentkezik, és megnyitja a fájlt előtted.
Az egyéni felhasználói effektusok elkerülése érdekében használhatja az Excel Online programot (az Excel legördülő, webalapú változata), vagy bekapcsolhatja a Megosztott munkafüzetek funkció. Itt van egy gyors útmutató a táblázat megosztására.
- Nyissa meg a kívánt táblázatot, majd kattintson a gombra File .
- Ezután kattintson a gombra Ossza meg új ablakot nyitni.
- Most adja meg annak a felhasználónak az adatait, akivel meg szeretné osztani a Táblázatot.
Az adatokat több munkafüzetre is fel lehet osztani, így különböző emberek dolgoznak különböző munkafüzeteken anélkül, hogy egymás lábujjaira taposnának.
2. kérdés: Excel megosztott munkafüzetek
Az Excel Online alapértelmezés szerint több szerkesztőt engedélyez, de nagyon sok funkció hiányzik belőle. A szolgáltatás nem nagyon versenyez semmire, csak a legegyszerűbb feladatokra. Bár a Megosztott munkafüzetek funkció úgy tűnik, hogy meg kell tennie a munkát, tele van korlátozásokkal. Nem hozhat létre táblázatot és nem törölhet egy cellatömböt, ha például a munkafüzet megosztva van.
Amikor az Excel rendszerek szervesen növekednek, akkor azzal a problémával találkozik, hogy egyszerre csak egy felhasználó nyithat meg munkafüzetet.
Van néhány megoldás az online Excel korlátozásokra. Mások számára a munkafüzet felépítésének megváltoztatása a már beállított munkafüzet használata helyett - de ez a forgatókönyv gyakran akadályozza. Ennek eredményeként lehetetlen megosztott munkafüzetet használni ugyanúgy, mint egy közönséges, egyfelhasználós munkafüzetet.
A megosztott munkafüzetek változásait szinkronizálják a felhasználók minden alkalommal, amikor a munkafüzet mentésre kerül. Ez a művelet időzített ütemezés szerint kerül végrehajtásra, például öt percenként mentésre kényszerül. A rendszeres mentés és minden felhasználó változásainak nyomon követése azonban meglehetősen nagy. A munkafüzetek gyorsan megnövelhetik a méretüket, és megterhelhetik a hálózatot, lelassítva a többi rendszert.
hogyan lehet bluetoothot beszerezni a Windows 10 rendszerhez
3. szám: Excel összekapcsolt munkafüzetek
Az adatok több munkafüzetre osztása megoldást jelenthet a többfelhasználós szerkesztés problémájára. Ennek ellenére valószínűleg kapcsolatra van szükségük közöttük, hogy az egyikbe beírt értékeket a másikban használják. A munkafüzetek közötti kapcsolatok azért is hasznosak, ha külön adatokat külön fájlokban tárolnak, ahelyett, hogy egy munkalapban külön lapok lennének.
Bosszantó módon ezek a kapcsolatok a frusztráció és az instabilitás másik forrását jelentik. Abszolútvá válnak, beleértve a forrás munkafüzetéhez vezető teljes útvonalat, vagy relatívvá, beleértve a forrás és a cél útvonalainak különbségét. Bár ez ésszerűnek tűnik, az Excel ügyes szabályokat alkalmaz annak eldöntésére, hogy mikor kell használni az egyes linktípusokat, és miként kell azokat megváltoztatni.
A szabályokat számos lehetőség szabályozza, és az, hogy a hivatkozások beszúrása előtt mentették-e a munkafüzeteket. A hivatkozások megváltoznak a munkafüzet mentésekor, illetve megnyitásakor és használatakor is Mentés másként másolat készítése helyett a fájl másolása a Fájlkezelő . Ennek a zavarnak és bizonytalanságnak az a következménye, hogy a munkafüzetek közötti kapcsolatok könnyen megszakadnak, és a megszakadt hivatkozásokból való helyreállítás időigényes folyamat. Senki sem férhet hozzá az érintett fájlokhoz.
Az összekapcsolt adatok csak a fájlok megnyitásakor frissülnek, hacsak nem külön kattintanak Adatok> Lekérdezések és kapcsolatok> Linkek szerkesztése> Értékek frissítése. Itt egy gyors bemutató.
- Nyissa meg a kívánt táblázatot, majd kattintson a gombra Adat .
- Most keresse meg Lekérdezések és Kapcsolatok és kattintson a gombra Linkek szerkesztése .
- Ezután válassza ki Értékek frissítése .
Ha linkjei nem két munkafüzet között találhatók, hanem három vagy annál többet fednek le, akkor az összes munkafüzetet a megfelelő sorrendben kell megnyitnia, hogy biztosítsa az esetleges frissített adatfolyamatok megfelelő sorrendjét, az elsőtől a másodikig a harmadikig. Ha megváltoztat egy értéket az első munkafüzetben, majd megnyitja a harmadikat, akkor az nem lát változásokat, mert a második munkafüzet nem frissítette az értékeit.
Ez az adatláncolás logikus, de növeli annak valószínűségét, hogy az információk vagy helytelenek, vagy megpróbálnak megnyitni egy munkafüzetet, amelyet valaki más már szerkeszt.
Természetesen megpróbálhatja teljesen elkerülni a kapcsolt munkafüzeteket, de van esély arra, hogy végül ugyanazokat az adatokat egynél több munkafüzetbe írja be, és ezzel együtt jár annak a veszélye, hogy minden alkalommal kissé másként írja be.
4. kérdés: Excel adatok ellenőrzése
A hibák bármely számítógépes rendszerbe behatolhatnak az adatokba: az emberek hibásan írják a szavakat, vagy monoton szabályossággal ültetik át a számokat a számokban. Ha az adatait a beíráskor nem ellenőrizzük, problémái vannak.
Alapértelmezés szerint az Excel bármilyen felhasználótípust elfogad. Lehetőség van érvényesítés beállítására a keresési listákon, de ezeket nehéz fenntartani, főleg, ha ugyanazt a mezőt több helyen használják. Ha a felhasználóknak mindenféle ellenőrzés nélkül be kell írniuk a dokumentumazonosító számokat vagy az ügyfelek hivatkozási számait, akkor könnyen össze lehet kötni a hibás iratokat anélkül, hogy észrevennénk. A rendszer adatintegritása végzetesen veszélybe kerül, és az adatok bármilyen elemzése gyanús.
Máris szenvedhet az adatok érvényesítésével járó problémák következménye, anélkül, hogy felismerné a kiváltó okot. Vegyünk egy olyan helyzetet, amikor az Excel-ben van egy számlák listája. A felhasználó az egyes számlákon kissé eltérően írja be az ügyfél nevét. Ennek eredményeként számlákat kap a Jones Ltd-hez, a Jones Limited-hez, a Jonse Ltd-hez és a joness-hez. Lehet, hogy tisztában van azzal, hogy ezek mind ugyanarra a cégre vonatkoznak, de az Excel nem. A számlaadatok bármilyen elemzése, például az ügyfelek alapján havi kimutatási táblázat, több eredményt ad, ha csak egynek kell lennie.
5. szám: Excel navigáció
A nagy munkafüzetek kihívást jelentenek a navigációban. Az ablak alján lévő lapfülek rettenetes mechanizmusok a tájékozódáshoz, ha számtalan mennyiség van belőlük. A képernyőn megjeleníthető több fül segítségével nehéz megtalálni, amire szüksége van. Ez egy gyors módja a lapok közötti navigálásnak.
- Kattintson a jobb gombbal a lap nevétől balra található nyilakra a A Sheet aktiválása párbeszéd.
Csak az első 20 lap kerül felsorolásra, mielőtt végig kellene görgetnie a listát. A kívánt lapot nem lehet rendezni, csoportosítani vagy keresni. Az ablaknak valami ilyennek kell lennie.
6. kérdés: Excel biztonság
Hozzáadhat biztonságot az Excel-munkafüzetekhez, de rengeteg probléma van benne. A védelem sokkal inkább a munkafüzet szerkezetének, mint az adatoknak a védelmére irányul. Megpróbálhat lezárni néhány lapot és cellát, hogy megakadályozza a felhasználókat a struktúra és a képlet megváltoztatásában, de ha látják az adatokat, akkor általában bármelyiket vagy az egészet megváltoztathatják (hacsak nem végez kreatív makroprogramozást).
7. kérdés: Excel sebességproblémák
Az Excel nem a leggyorsabb alkalmazás, és a programozási nyelve, a VBA, lassúbb, mint a professzionálisabb programozási nyelvek, például a C #. Ez a forgatókönyv az Excel rendeltetésszerű használatából és rugalmas jellegéből fakad. Végül is egy táblázatkezelő motor. Igen, az Excel VBA szervizbe állítható az adatlisták kezeléséhez, de ez nem jelenti azt, hogy ez a legjobb választás az ilyen jellegű munkához. Más alkalmazások jobban megfelelnek az ilyen feladatoknak - főleg azért, mert kifejezetten ezeket tervezik.
Ha a cikkben felvázolt problémák bármelyikét eléri, ne hagyja figyelmen kívül ezeket. Szakmai válasz van a strukturált adatok tárolására, az adatbázis néven. Ennek nem kell félelmetesnek vagy drágának lennie, és lehetővé kell tennie, hogy logikusan gondolkodjon az adatairól, arról, hogyan kapcsolódnak össze és hogyan lépnek kapcsolatba velük.
jegyzet : Ha a táblázatkezelő megoldásról az adatbázisra költözik, ne másolja szolga módon a táblázat tervét, használja ki az alkalmat a jobbá tételére.
Rendelkezésre állnak általános célú adatbázis-alkalmazások, amelyekkel összeállíthat egy egyedi megoldást. Alternatív megoldásként azt tapasztalhatja, hogy egy speciális adatbázis-alkalmazás - amelyet már a kívánt célra terveztek - olcsóbb, gyorsabban megvalósítható és jobban illeszkedik.
hogyan lehet törölni egy lejátszási listát a spotify-on
Például, ha rendelkezik ügyfelek listájával és a velük folytatott összes interakciójának részleteivel, az ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) rendszernek számít. Divatos neve ellenére a CRM rendszer egy speciális adatbázis. Hasonlóképpen az olyan fiókcsomagok, mint a QuickBooks és a Sage, speciális adatbázisok. Ha nem talál előre elkészített alkalmazást, amely megfelel az Ön egyedi igényeinek, akkor maga készítheti el, vagy beszerezheti az Ön számára az informatikai részleg vagy tanácsadó által.
A leggyakoribb adatbázis-típus egy relációs adatbázis, amely adatait táblázatokban tárolja, sorokból és oszlopokból áll. Minden sor külön tétel adatait tárolja. Például minden oszlop a tárgy különböző attribútumait írja le, például az ügyfél nevét vagy hitelkeretét.
A rekord létrehozásához csak egyszer kell megadnia az ügyfél adatait, majd annyi számlán felhasználhatja, ahányra szüksége van.
A táblák között olyan kapcsolatok vannak definiálva, amelyek például egy számlán tartalmazzák az ügyfél-azonosítót. Ez a folyamat azt jelenti, hogy könnyen megtalálhatja az adott ügyfél összes számláját, vagy lekérheti az ügyfél telefonszámát egy adott számláról. Az ügyfélrekord létrehozásához csak egyszer kell megadnia az ügyfél adatait, majd annyi számlán felhasználhatja, ahányra szüksége van anélkül, hogy újra be kellene írnia. Adatbázis létrehozásához meg kell határoznia ezeket a táblázatokat és összefüggéseket, majd meg kell határoznia az adatok felsorolásához és szerkesztéséhez használni kívánt képernyő-elrendezéseket.
Tucatnyi adatbázis-alkalmazás van odakint. Néhány könnyen használható és az egész munkát elvégzi, lehetővé téve a táblák, az adatbeviteli képernyők és jelentések meghatározását. Mások bizonyos területeken teljes körűbbek, de a teljes munka elvégzéséhez más eszközökre van szükség.
Például egy program megbízható lehet a táblázatok és kapcsolatok meghatározásakor, valamint erőteljes elemzési és jelentési funkciókkal. Ennek ellenére az alkalmazásnak végül nincsenek eszközei az adatbeviteli képernyők meghatározásához. A Microsoft SQL Server a nyilvánvaló példa erre. Mint más nagy adatbázis-rendszereknél, az SQL Server is gondoskodik a háttérről, és elvárja, hogy egy másik eszközt, például a Visual Studio-t is használjon a kezelőfelület fejlesztéséhez.
Melyik adatbázis-beállítások megfelelőek az Ön számára?
1. adatbázis-opció: Microsoft Access
Az Access az asztali adatbázisok egyik nagyapja. Könnyen használható, ugyanakkor könnyen visszaélhető. Tervezhet táblákat, képernyőket és jelentéseket a semmiből, vagy kiindulhat egy sablonból. Néhány sablon nyíltan amerikai és nem mindig tanítja a jó gyakorlatot, de gyorsan elkezdi. A képernyők és a programozási funkciók meglehetősen kifinomultak lehetnek. A kész alkalmazást az intraneten (NEM interneten) keresztül telepítheti más felhasználókra, nem pedig a fájlmegosztásokra támaszkodhat.
Adatbázis 2. lehetőség: Microsoft SharePoint
A SharePoint egy adatbázis, valamint egy dokumentumtárolási mechanizmus. Használhatja egyszerű listák összeállításához és összekapcsolásához. A Form Designer kissé kifinomult, de a testreszabás még mindig lehetséges. Hasznos a SharePoint azon képessége, hogy megragadja az Excelben felhalmozott adatok listáját és egyéni listába helyezze. A program az egyéni listát mindenki számára elérhetővé teszi a hálózaton, és lehetővé teszi a biztonság növelését annak korlátozására, hogy ki mit tehet az adott adattal. Kérheti a SharePointot, hogy e-mailben értesítse Önt, amikor valaki rekordokat ad hozzá, szerkeszt vagy töröl. Ha személyekre, naptárelemekre vagy feladatokra vonatkozó adatokat tárol, ezeket az adatokat szinkronizálhatja az Outlook programmal.
Adatbázis-lehetőség # 3: Zoho Creator
A Zoho Office egy webalkalmazás, amely egy adatbázist tartalmaz, amely a fogd és vidd funkcióval egyszerű, intuitív módon terjeszti formáit. A fogd és vidd folyamat az interakciók és a munkafolyamatok programozásához is hozzászokik. Webszolgáltatásként az Ön adatai és alkalmazásai bárhonnan elérhetők, egyszerű biztonsággal, hogy az adatok titokban maradjanak. A Zoho felhasználónként, havonta számít fel, de korlátozza a rögzített áron tárolható rekordok számát. A program többletköltséget jelent, ha több adatot tárol, vagy más funkciók, például e-mail integráció esetén.
Amint láthatja, az Excel számos funkciót kínál, de az egyes területeken nincsenek bizonyos területeken. Néha egy másik alkalmazás jobban elvégzi a munkát, különösen, ha kifejezetten a feladathoz lett tervezve. Máskor az Excel rendben működik, például kisebb adatbázisoknál, mindaddig, amíg Ön tudja, hogyan lehet megelőzni a problémákat.
