A Google Táblázatok kényelmes módszer az értekezletek megszervezésére, feladatok létrehozására, számlák és egyéb adatok rendezésére. Világos, funkciókban gazdag és megosztható más felhasználókkal.
Az eszköz egyetlen hátránya, hogy nincs beépített funkciója e-mailes emlékeztetők küldésére magának vagy más felhasználóknak. Ez sokkal könnyebbé teszi az összes feladat és adat nyomon követését.
Szerencsére két módszer lehetővé teszi e-mail alapú emlékeztetők küldését. Olvassa el ezt a cikket, hogy többet tudjon meg róluk.
Eseményemlékeztetők küldése - Kombinálja a Táblázatokat és a Naptárt
Ha e-mailben szeretne emlékeztetőket küldeni magának, akkor ennek legegyszerűbb módja két különböző Google eszköz - a Google Táblázatok és a Google Naptár - összekeverése. Ehhez nem kell semmilyen szkriptet használni. Ehelyett csak adatokat kell exportálnia az egyik alkalmazásból a másikba.
A módszer három lépésből áll - adatok létrehozása és exportálása a Táblázatokból, importálás a Naptárba és az e-mailes emlékeztetők engedélyezése.
1. lépés: Adatok létrehozása és exportálása a Táblázatokból
Ha adatokat szeretne exportálni a Táblázatokból, létre kell hoznia egy eseménylapot, és CSV fájlként kell mentenie. Ahhoz, hogy a fájl felismerhető legyen a Google Naptárban, egy adott formátumot kell használnia. Csak kövesse ezeket a lépéseket:
- Nyissa meg a dokumentumot a Táblázatokban.
- Az első sor értékeinek ezt a körvonalat kell követniük: A1: Tárgy, B1: Kezdő dátum, C1: Befejezés dátuma.
- A „Tárgy” fejléc alatt írja be az emlékeztető címét. A kezdő és a befejező dátumnak HH / NN / ÉÉÉÉ formátumban kell lennie.
- Adjon hozzá annyi eseményt, amennyit csak akar, valamint azok kezdési és befejezési dátumát.
- Kattintson a ‘Fájl’ menüre.
- Vigye az egérmutatót a „Letöltés” elemre. Megjelenik egy új menü.
- Válassza a „vesszővel elválasztott értékek” lehetőséget.
- A Sheets-fájl CSV-verziója letöltésre kerül a számítógépére.
Jegyzet: Az egyetlen kötelező fejléc a „Tárgy” és a „Kezdő dátum” a lista sikeres importálásához. Ha további fejléceket szeretne hozzáadni, megtekintheti a rendelkezésre álló lehetőségek listáját (a Naptár által felismerhető) és azok sorrendjét a hivatalos Google támogatás oldalt.
2. lépés: Importálja a dokumentumot a Naptárba
Miután a CSV-eseménylap készen áll az importálásra, itt az ideje a Google Naptárra váltani.
- Nyissa meg a Google Naptárt.
- Kattintson a ‘Beállítások’ menüre (fogaskerék ikon).
- Válassza a „Beállítások” lehetőséget.
- A bal oldali menüből válassza az „Importálás és exportálás” lehetőséget.
- Az „Importálás” részben válassza a „Fájl kiválasztása a számítógépről” lehetőséget.
- Navigáljon a mentett CSV fájlhoz, és kattintson a „Megnyitás” gombra.
- Végül nyomja meg az „Importálás” gombot a CSV fájl importálásához.
Ha megjelenik egy kijelző, amely azt írja, hogy az események felkerültek a Naptárba - minden zökkenőmentesen ment. Most már csak az e-mailes értesítések beállítása szükséges a kérdéses eseményekről.
3. lépés: Értesítések és megosztás beállítása
Az értesítések beállítása után emlékeztetőket kap minden eseményről, amelyet közvetlenül a Google Táblázatokból exportált az e-mailbe. Kövesse az alábbi utasításokat annak biztosításához, hogy minden megfelelően legyen beállítva.
- Vigye az egérmutatót a neve fölé a „Saját naptárak” részben, a Naptár képernyő bal oldalán.
- Nyomja meg a neve mellett megjelenő ‘több’ ikont (három függőleges pont).
- Kattintson a „Beállítások és megosztás” gombra.
- Ellenőrizze, hogy fiókja szerepel-e a „Megosztás meghatározott személyekkel” részben. Ha nem, válassza a „Személyek hozzáadása” lehetőséget, és adja hozzá e-mailjét.
- Kattintson az „Értesítés” legördülő menüre az „Eseményértesítések” részben.
- Válassza inkább az „E-mail” lehetőséget.
- Állítsa be az emlékeztető és az esemény közötti időt és dátumot.
Most a Naptár emlékeztetőket küld minden eseményről, amelyet felsorolt a Google Táblázatokban. Ne feledje, hogy bármit hozzáadhat a „Tárgy” oszlophoz. Nem csak eseményeket, hanem konkrét feladatokat, születésnapokat vagy egyéb megállapodásokat is felsorolhat.
Ezenkívül használja a fent említett „Megosztás bizonyos emberekkel” lehetőséget más e-mailek felvételére a listára. Ezek a felhasználók e-mailben ugyanazokat az emlékeztetőket kapják meg az adott megállapodásról.
Használja az Emlékeztetők hozzáadása bővítményt
Az e-mailes emlékeztetők küldésének másik módja a Google Táblázatokon keresztül egy adott kiegészítő használata. Ez a módszer valamivel könnyebb, és csak a kiterjesztés beállítását igényli, amely minden mást automatikusan elvégez.
A kiegészítő beállításához tegye a következőket:
- Kattintson a képernyő tetején található „Kiegészítők” fülre.
- Válassza a „Bővítmények letöltése” lehetőséget.
- Írja be az „Emlékeztetők hozzáadása” kifejezést a keresősávba.
- Kattintson az „Emlékeztetők hozzáadása” ikonra, és válassza a „Telepítés” lehetőséget. Engedélyezze az engedélyeket, ha a rendszer kéri, és várja meg az alkalmazás telepítését.
- Menjen ismét a „Kiegészítők” fülre, és vigye az egérmutatót az „Emlékeztetők hozzáadása” menü fölé.
- Válassza az „Emlékeztetők beállítása / szerkesztése” lehetőséget.
A kiterjesztés oszlopokat biztosít a Feladat, a Megbízott, a CC (opcionális) és a Határidő számára. A „Feladat” alatt megadhat egy rövid utasítást, az e-mail a „Megbízott” alá kerül, míg a dátum a „Határidő” alá esik.
Ha további emlékeztetőket szeretne küldeni a határidő napjáról, állítsa be manuálisan a jobb oldali menüben.
Továbbá, ha további tartalmat kell hozzáadnia az emlékeztetőhöz, kattintson a „Küldött e-mailek személyre szabása” lehetőségre, és beírhatja azt a kis információt.
A bővítmény automatikusan elküldi az e-maileket, amikor eljön az ideje, és útközben módosíthatja a feladatok leírását, a címzetteket és a dátumokat.
Legyen óvatos a kiegészítő emlékeztetőkkel
Az „Emlékeztető hozzáadása” kiegészítő használata kényelmesebb és könnyebb mód, mint az „export / import” módszer, ugyanakkor nagyobb figyelmet igényel.
megváltoztathatja a nevét a legendák ligájában?
Mivel az emlékeztetőket automatikusan elküldjük, fennáll annak az esélye, hogy rossz feladatot küld a rossz címzettnek, mielőtt lehetősége lenne kijavítani. Ez elkerülhető és általában ártalmatlan, de mégis figyelnie kell arra, hogy ki mit kap.
Melyik módszert tartja jobbnak? Miért? Ossza meg véleményét az alábbi megjegyzések részben.
