Két évtizede a SharePoint a vállalatok közös együttműködési rendszere a világ minden tájáról. A platform rendkívül fejlett funkciói biztonságos környezetet teremtenek az információcseréhez, adatrögzítéshez és dokumentummegosztáshoz.
Az egyik ilyen funkció lehetővé teszi SharePoint-fájlok megnyitását, még akkor is, ha Ön nem rendszeres felhasználó. Ebben a cikkben a külső megosztás alapjait ismertetjük – a külső felhasználókkal való megosztástól kezdve egészen a belehelyezhető fájlokig.
Dokumentumok megosztása a SharePoint segítségével
A SharePoint lehetővé teszi a fájlok tárolását és megosztását a választott webböngésző használatával. Szinte minden keresőmotorral és eszközzel kompatibilis. Szinkronizálhatja más felhőalapú tárolási szolgáltatásokkal is, mint pl Egy meghajtó .
A platform kiválóan alkalmas minden típusú fájlformátum megosztására. A felület viszonylag könnyen olvasható, így a folyamat meglehetősen egyszerű. A következőképpen oszthat meg dokumentumokat a SharePoint használatával:
- Nyissa meg a böngészőt, és lépjen a címre office.com/signin . Jelentkezzen be Microsoft-fiókjával e-mail-címével, telefonszámával vagy Skype-profiljával. Ha még nem regisztrált, kattintson az alábbi linkre a fiók létrehozásához.
- Görgesse át a fájlokat. Jelölje ki a megosztani kívántakat. A SharePoint lehetővé teszi teljes mappák kiválasztását is. Kattintson a Megosztás gombra a bal felső sarokban.
- Kattintson a lefelé mutató nyílra a legördülő menü megnyitásához. Válasszon egy linkmegosztási lehetőséget.
- Ha a link birtokában bárki hozzáférést szeretne engedélyezni, válassza a Bárki lehetőséget.
- Ha meg szeretné osztani a fájlt a munkatársaival, válassza a Személyek itt lehetőséget.
- Ha csak meghatározott személyekkel szeretné megosztani, írja be a nevüket a megfelelő mezőbe.
- Ha további utasításokat szeretne hozzáadni, írjon üzenetet.
- Ha végzett, kattintson az Alkalmaz gombra.
Ennek gyorsabb módja, ha létrehoz egy hivatkozást, amely egy adott fájlhoz vezet. Ezután csatolhatja az URL-t egy szöveges üzenethez, vagy átmásolhatja egy másik webhelyre. A linket megkapó személy megoszthatja azt másokkal is. Íme, hogyan kell csinálni:
hogyan lehet megváltoztatni a hud színét csgo
- Jelentkezzen be a fiókjába office.com/signin .
- Kattintson a Hivatkozás másolása lapjára a SharePointban.
- Válasszon egy megosztási lehetőséget a legördülő menüből. Kattintson az Alkalmaz gombra a hivatkozás létrehozásához.
- Használja a CTRL + C és a CTRL + V billentyűparancsokat a hivatkozás másolásához/beillesztéséhez. Ezt úgy is megteheti, hogy jobb gombbal kattint az URL-re, és kiválasztja a lehetőségeket a legördülő listából.
Webhely megosztása SharePoint segítségével
A SharePoint nem korlátozza a fájlok és mappák megosztását. A teljes webhelyet megoszthatja külső felhasználókkal és a címtár tagjaival is. Íme, hogyan kell csinálni:
- Jelentkezzen be SharePoint-fiókjába.
- Kattintson a Webhely megosztása gombra.
- Megnyílik egy új ablak. Írja be a webhelyhez hozzáadni kívánt személy vagy csoport nevét. Az oldalt az egész szervezettel is megoszthatja. Csak írja be a Mindenki, kivéve a külső felhasználókat a párbeszédpanelbe.
- Állítsa be a kívánt engedélyszintet. Engedélyezheti az embereknek a webhely megtekintését, szerkesztését vagy teljes körű kezelését.
- Ha szeretné, csatolhat egy üzenetet, amely további információkat vagy utasításokat tartalmaz.
- Ha végzett, kattintson a Megosztás gombra.
Ossza meg bármit a SharePoint Teams segítségével
A SharePoint Team segítségével Ön és munkatársai rendszeresen zökkenőmentesen cserélhetnek dokumentumokat, médiafájlokat és alkalmazásokat. A portál célja a termelékenység növelése és a projekt együttműködés optimalizálása.
Csapattagként a portál kezdőlapján elérheti a releváns könyvtárakra, fájlokra és webhelyekre mutató összes hivatkozást. A tevékenység hírcsatornát is használhatja a webhely interakcióinak nyomon követésére.
A SharePoint Team rendelkezik egy Fájlok lappal, amely számos szolgáltatást kínál. Bármely tag használhatja ezeket a szolgáltatásokat a megosztott fájlok szerkesztéséhez és a portál testreszabásához. Íme a lehetőségek listája:
- További funkciók elérése az Új fájl részben.
- Szinkronizálja a fájlokat a megfelelő helyi meghajtóval.
- Módosítsa a nézetet a portál felületének rendezettebbé tételéhez. Számos lehetőség áll rendelkezésre, beleértve a listanézetet, a csempe nézetet és a kompakt nézetet.
- Szedje ki a rosszindulatú programokat vagy a kéretlen fájlokat, vagy jelentse a gyanús fájlokat.
- Fájlok feltöltése és bejelentkezés.
- Nézze meg és töltse le a fájlokat.
- Rendezd át a fájlsorrendet.
A SharePoint vendégmegosztási beállításainak kezelése
Ha Ön globális vagy SharePoint-rendszergazda, jogosult a teljes szervezet megosztási beállításainak testreszabására. Ez azt jelenti, hogy Önnek kell eldöntenie, hogy a SharePoint-kiszolgálón milyen szintű vendégfelhasználók vesznek részt. Számos megosztási konfiguráció közül választhat, az Ön igényeitől függően. A vendégmegosztási beállításokat a következőképpen kezelheti:
- Nyissa meg a böngészőt, és jelentkezzen be rendszergazdai fiókjába.
- Nyissa meg a Külső megosztás lapot.
- Válassza ki a kívánt megosztási szintet szervezete számára. Általában az alapértelmezett beállítás a Bárki.
A különböző megosztási beállítások eltérő hozzáférési szinteket jelentenek. Ügyeljen arra, hogy olyan dokumentumot válasszon, amely megfelel a megosztott dokumentum típusának. Íme az egyes megosztási konfigurációk gyors lebontása:
- Bárki. Ezzel a beállítással a felhasználók megoszthatnak olyan hivatkozásokat, amelyekhez nincs szükség hitelesítésre. Ez azt jelenti, hogy elküldhetik meglévő és új vendégeknek egyaránt. Rendszergazdaként minden linkhez beállíthat egy lejárati dátumot.
- Új plusz meglévő vendégek. Ezzel a beállítással a vendégeknek be kell jelentkezniük Microsoft-fiókjukkal a hivatkozás eléréséhez. Iskolai vagy céges felhasználói azonosítójukat is használhatják. Ez azért van, mert az ilyen típusú linkekhez személyazonosság-ellenőrző kódok szükségesek.
- Csak meglévő vendégek. Így megoszthat fájlokat a vendégekkel a könyvtárából. Ide tartozik mindenki, aki korábban elfogadta a meghívását. Azokra a vendégekre is vonatkozik, akikkel manuálisan adott hozzá Azure B2B vagy hasonló együttműködési funkciók.
- Csak a szervezeted tagjai. Ha meg szeretné akadályozni, hogy külső felhasználók hozzáférjenek a címtárhoz, válassza ezt a beállítást. Letiltja a külső megosztási funkciót, és az összes fájlt a szervezeten belül tartja.
Ha letiltja a külső megosztást, majd kapcsolja be újra, a korábban hozzáférést kapott vendégek továbbra is csatlakozhatnak a szerverhez. Ha nem szeretné, hogy a vendégek visszaszerezzenek hozzáférést bizonyos webhelyekhez, külön-külön ki kell kapcsolnia a beállítást ezeken a webhelyeken.
SharePoint vendégmegosztási GYIK
Hogyan kapcsolhatom be és ki a külső megosztást, amikor csak szükségem van rá?
A SharePoint-kiszolgálóra mentett fájlok a webhely engedéllyel rendelkezők számára elérhetők. Előfordulhat azonban, hogy meg szeretne osztani bizonyos fájlokat olyan személyekkel, akik nem használják rendszeresen a SharePointot. Itt lép életbe a külső megosztási funkció.
A beállítás aktiválásához SharePoint-kezelőnek kell lennie a Microsoft 365 rendszerben. A helykezelőknek nincs joguk engedélyezni vagy letiltani a külső megosztást. Íme, hogyan kell csinálni:
1. Jelentkezzen be a SharePoint felügyeleti központ weboldalára.
2. Navigáljon a bal oldalon lévő oszlophoz. Válasszon egy webhelyet a listából.
3. Kattintson az engedélyezni kívánt megosztási lehetőség melletti körre.
A rendelkezésre álló lehetőségeket vállalati szinten határozzák meg. Ha letiltja a külső megosztást egy adott webhelyen, az ott megosztott linkek többé nem fognak működni.
Mit tehetnek a vendégek a megosztott dokumentumaimmal?
A hivatkozás megosztása során meghatározhatja, hogy a linket megnyitó személy módosíthatja-e a fájlt. Ha bejelöli a Szerkesztések engedélyezése jelölőnégyzetet, a többi felhasználó a következőképpen teheti meg a hivatkozást:
• Fájlok és mappák feltöltése és letöltése a szerverre.
• Új mappák létrehozása és új fájlok feltöltése.
• Fájlok eltávolítása a SharePoint-kiszolgálóról.
• Meglévő elemek és mappák szerkesztése.
• Fájlok átvitele egyik mappából a másikba.
• Egy adott fájl nevének és formátumának módosítása.
• Ossza meg a fájlhivatkozásokat másokkal.
Még akkor is, ha a szerkesztés engedélyezett, bizonyos dolgok továbbra is tiltottak. Íme, mit nem tud a vevő:
• Gyökérkönyvtár szerkesztése vagy átnevezése. Ez vonatkozik más magas hierarchiájú mappákra is.
• Nyisson meg más mappákat a SharePoint-kiszolgálóról. Csak az Ön által megosztottakat tekinthetik meg és szerkeszthetik.
• Engedély nélkül hozzáférhet bármihez a SharePoint-webhelyen.
Három megosztási beállítás is elérhető a vendég felhasználók számára a címtárban. Az alábbi lehetőségek közül választhat:
• Bárki (a link ellenőrzés nélkül is elérhető).
• Új vendégek (a link megköveteli, hogy a Vendég igazolja személyazonosságát). A meglévő vendégek is hozzáférhetnek ezekhez a hivatkozásokhoz, miután bejelentkeztek egy Microsoft-fiókkal.
• Csak meglévő vendégek (a megosztás azokra a vendégekre korlátozódik, akik már szerepelnek a címtárban).
• Csak a szervezetének tagjai (külső vendégek nem férhetnek hozzá a hivatkozáshoz).
Mit oszthatok meg a Microsoft SharePoint segítségével?
A SharePoint minden típusú fájlformátumot támogat. Nagyjából bármit gond nélkül feltölthet a könyvtárába.
A régebbi verziókban azonban problémák vannak bizonyos fájltípusokkal. Például a következő bővítmények teljesen le vannak tiltva a 2016-os szerverről:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .szappan
• .json
• .xamlx
Szerencsére a jelenlegi szervernek nincs ilyen korlátozása. Jelenleg nincsenek olyan formátumok és bővítmények, amelyek tiltva vannak a SharePointból.
A megosztás törődés
A SharePoint rendet teremt az online munkahelyen. A rendszer fejlett funkciói lehetővé teszik a fájlok és a teljes webhelyek megosztását néhány egyszerű lépésben.
Minden helyzethez és linktípushoz van egy preferált megosztási beállítás. A globális és SharePoint-adminisztrátorok akár külső megosztást is engedélyezhetnek, és kezelhetik a vendégbeállításokat a teljes szervezet számára.
Ön és munkatársai használják a SharePoint fájlcserére? Van más együttműködési rendszer, amit kedvel? Írjon megjegyzést alább, és ossza meg gondolatait a külső megosztási funkcióról.
