Megosztás külső felhasználókkal a SharePointban

Két évtizede a SharePoint a vállalatok közös együttműködési rendszere a világ minden tájáról. A platform rendkívül fejlett funkciói biztonságos környezetet teremtenek az információcseréhez, adatrögzítéshez és dokumentummegosztáshoz.

Az egyik ilyen funkció lehetővé teszi SharePoint-fájlok megnyitását, még akkor is, ha Ön nem rendszeres felhasználó. Ebben a cikkben a külső megosztás alapjait ismertetjük – a külső felhasználókkal való megosztástól kezdve egészen a belehelyezhető fájlokig.

Dokumentumok megosztása a SharePoint segítségével

A SharePoint lehetővé teszi a fájlok tárolását és megosztását a választott webböngésző használatával. Szinte minden keresőmotorral és eszközzel kompatibilis. Szinkronizálhatja más felhőalapú tárolási szolgáltatásokkal is, mint pl Egy meghajtó .

A platform kiválóan alkalmas minden típusú fájlformátum megosztására. A felület viszonylag könnyen olvasható, így a folyamat meglehetősen egyszerű. A következőképpen oszthat meg dokumentumokat a SharePoint használatával:

1. Nyissa meg a böngészőt, és lépjen a címre office.com/signin . Jelentkezzen be Microsoft-fiókjával e-mail-címével, telefonszámával vagy Skype-profiljával. Ha még nem regisztrált, kattintson az alábbi linkre a fiók létrehozásához.
2. Görgesse át a fájlokat. Jelölje ki a megosztani kívántakat. A SharePoint lehetővé teszi teljes mappák kiválasztását is. Kattintson a Megosztás gombra a bal felső sarokban.
   
3. Kattintson a lefelé mutató nyílra a legördülő menü megnyitásához. Válasszon egy linkmegosztási lehetőséget.
   
4. Ha a link birtokában bárki hozzáférést szeretne engedélyezni, válassza a Bárki lehetőséget.
5. Ha meg szeretné osztani a fájlt a munkatársaival, válassza a Személyek itt lehetőséget.
   
6. Ha csak meghatározott személyekkel szeretné megosztani, írja be a nevüket a megfelelő mezőbe.
   
7. Ha további utasításokat szeretne hozzáadni, írjon üzenetet.
8. Ha végzett, kattintson az Alkalmaz gombra.
   

Ennek gyorsabb módja, ha létrehoz egy hivatkozást, amely egy adott fájlhoz vezet. Ezután csatolhatja az URL-t egy szöveges üzenethez, vagy átmásolhatja egy másik webhelyre. A linket megkapó személy megoszthatja azt másokkal is. Íme, hogyan kell csinálni:

hogyan lehet megváltoztatni a hud színét csgo

1. Jelentkezzen be a fiókjába office.com/signin .
2. Kattintson a Hivatkozás másolása lapjára a SharePointban.
   
3. Válasszon egy megosztási lehetőséget a legördülő menüből. Kattintson az Alkalmaz gombra a hivatkozás létrehozásához.
   
4. Használja a CTRL + C és a CTRL + V billentyűparancsokat a hivatkozás másolásához/beillesztéséhez. Ezt úgy is megteheti, hogy jobb gombbal kattint az URL-re, és kiválasztja a lehetőségeket a legördülő listából.

Webhely megosztása SharePoint segítségével

A SharePoint nem korlátozza a fájlok és mappák megosztását. A teljes webhelyet megoszthatja külső felhasználókkal és a címtár tagjaival is. Íme, hogyan kell csinálni:

1. Jelentkezzen be SharePoint-fiókjába.
2. Kattintson a Webhely megosztása gombra.
   
3. Megnyílik egy új ablak. Írja be a webhelyhez hozzáadni kívánt személy vagy csoport nevét. Az oldalt az egész szervezettel is megoszthatja. Csak írja be a Mindenki, kivéve a külső felhasználókat a párbeszédpanelbe.
   
4. Állítsa be a kívánt engedélyszintet. Engedélyezheti az embereknek a webhely megtekintését, szerkesztését vagy teljes körű kezelését.
   
5. Ha szeretné, csatolhat egy üzenetet, amely további információkat vagy utasításokat tartalmaz.
6. Ha végzett, kattintson a Megosztás gombra.
   

Ossza meg bármit a SharePoint Teams segítségével

A SharePoint Team segítségével Ön és munkatársai rendszeresen zökkenőmentesen cserélhetnek dokumentumokat, médiafájlokat és alkalmazásokat. A portál célja a termelékenység növelése és a projekt együttműködés optimalizálása.

Csapattagként a portál kezdőlapján elérheti a releváns könyvtárakra, fájlokra és webhelyekre mutató összes hivatkozást. A tevékenység hírcsatornát is használhatja a webhely interakcióinak nyomon követésére.

A SharePoint Team rendelkezik egy Fájlok lappal, amely számos szolgáltatást kínál. Bármely tag használhatja ezeket a szolgáltatásokat a megosztott fájlok szerkesztéséhez és a portál testreszabásához. Íme a lehetőségek listája:

• További funkciók elérése az Új fájl részben.
• Szinkronizálja a fájlokat a megfelelő helyi meghajtóval.
• Módosítsa a nézetet a portál felületének rendezettebbé tételéhez. Számos lehetőség áll rendelkezésre, beleértve a listanézetet, a csempe nézetet és a kompakt nézetet.
• Szedje ki a rosszindulatú programokat vagy a kéretlen fájlokat, vagy jelentse a gyanús fájlokat.
• Fájlok feltöltése és bejelentkezés.
• Nézze meg és töltse le a fájlokat.
• Rendezd át a fájlsorrendet.

A SharePoint vendégmegosztási beállításainak kezelése

Ha Ön globális vagy SharePoint-rendszergazda, jogosult a teljes szervezet megosztási beállításainak testreszabására. Ez azt jelenti, hogy Önnek kell eldöntenie, hogy a SharePoint-kiszolgálón milyen szintű vendégfelhasználók vesznek részt. Számos megosztási konfiguráció közül választhat, az Ön igényeitől függően. A vendégmegosztási beállításokat a következőképpen kezelheti:

1. Nyissa meg a böngészőt, és jelentkezzen be rendszergazdai fiókjába.
2. Nyissa meg a Külső megosztás lapot.
   
3. Válassza ki a kívánt megosztási szintet szervezete számára. Általában az alapértelmezett beállítás a Bárki.
   

A különböző megosztási beállítások eltérő hozzáférési szinteket jelentenek. Ügyeljen arra, hogy olyan dokumentumot válasszon, amely megfelel a megosztott dokumentum típusának. Íme az egyes megosztási konfigurációk gyors lebontása:

• Bárki. Ezzel a beállítással a felhasználók megoszthatnak olyan hivatkozásokat, amelyekhez nincs szükség hitelesítésre. Ez azt jelenti, hogy elküldhetik meglévő és új vendégeknek egyaránt. Rendszergazdaként minden linkhez beállíthat egy lejárati dátumot.
• Új plusz meglévő vendégek. Ezzel a beállítással a vendégeknek be kell jelentkezniük Microsoft-fiókjukkal a hivatkozás eléréséhez. Iskolai vagy céges felhasználói azonosítójukat is használhatják. Ez azért van, mert az ilyen típusú linkekhez személyazonosság-ellenőrző kódok szükségesek.
• Csak meglévő vendégek. Így megoszthat fájlokat a vendégekkel a könyvtárából. Ide tartozik mindenki, aki korábban elfogadta a meghívását. Azokra a vendégekre is vonatkozik, akikkel manuálisan adott hozzá Azure B2B vagy hasonló együttműködési funkciók.
• Csak a szervezeted tagjai. Ha meg szeretné akadályozni, hogy külső felhasználók hozzáférjenek a címtárhoz, válassza ezt a beállítást. Letiltja a külső megosztási funkciót, és az összes fájlt a szervezeten belül tartja.

Ha letiltja a külső megosztást, majd kapcsolja be újra, a korábban hozzáférést kapott vendégek továbbra is csatlakozhatnak a szerverhez. Ha nem szeretné, hogy a vendégek visszaszerezzenek hozzáférést bizonyos webhelyekhez, külön-külön ki kell kapcsolnia a beállítást ezeken a webhelyeken.

SharePoint vendégmegosztási GYIK

Hogyan kapcsolhatom be és ki a külső megosztást, amikor csak szükségem van rá?

A SharePoint-kiszolgálóra mentett fájlok a webhely engedéllyel rendelkezők számára elérhetők. Előfordulhat azonban, hogy meg szeretne osztani bizonyos fájlokat olyan személyekkel, akik nem használják rendszeresen a SharePointot. Itt lép életbe a külső megosztási funkció.

A beállítás aktiválásához SharePoint-kezelőnek kell lennie a Microsoft 365 rendszerben. A helykezelőknek nincs joguk engedélyezni vagy letiltani a külső megosztást. Íme, hogyan kell csinálni:

1. Jelentkezzen be a SharePoint felügyeleti központ weboldalára.

2. Navigáljon a bal oldalon lévő oszlophoz. Válasszon egy webhelyet a listából.

3. Kattintson az engedélyezni kívánt megosztási lehetőség melletti körre.

A rendelkezésre álló lehetőségeket vállalati szinten határozzák meg. Ha letiltja a külső megosztást egy adott webhelyen, az ott megosztott linkek többé nem fognak működni.

Mit tehetnek a vendégek a megosztott dokumentumaimmal?

A hivatkozás megosztása során meghatározhatja, hogy a linket megnyitó személy módosíthatja-e a fájlt. Ha bejelöli a Szerkesztések engedélyezése jelölőnégyzetet, a többi felhasználó a következőképpen teheti meg a hivatkozást:

• Fájlok és mappák feltöltése és letöltése a szerverre.

• Új mappák létrehozása és új fájlok feltöltése.

• Fájlok eltávolítása a SharePoint-kiszolgálóról.

• Meglévő elemek és mappák szerkesztése.

• Fájlok átvitele egyik mappából a másikba.

• Egy adott fájl nevének és formátumának módosítása.

• Ossza meg a fájlhivatkozásokat másokkal.

Még akkor is, ha a szerkesztés engedélyezett, bizonyos dolgok továbbra is tiltottak. Íme, mit nem tud a vevő:

• Gyökérkönyvtár szerkesztése vagy átnevezése. Ez vonatkozik más magas hierarchiájú mappákra is.

• Nyisson meg más mappákat a SharePoint-kiszolgálóról. Csak az Ön által megosztottakat tekinthetik meg és szerkeszthetik.

• Engedély nélkül hozzáférhet bármihez a SharePoint-webhelyen.

Három megosztási beállítás is elérhető a vendég felhasználók számára a címtárban. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

• Bárki (a link ellenőrzés nélkül is elérhető).

• Új vendégek (a link megköveteli, hogy a Vendég igazolja személyazonosságát). A meglévő vendégek is hozzáférhetnek ezekhez a hivatkozásokhoz, miután bejelentkeztek egy Microsoft-fiókkal.

• Csak meglévő vendégek (a megosztás azokra a vendégekre korlátozódik, akik már szerepelnek a címtárban).

• Csak a szervezetének tagjai (külső vendégek nem férhetnek hozzá a hivatkozáshoz).

Mit oszthatok meg a Microsoft SharePoint segítségével?

A SharePoint minden típusú fájlformátumot támogat. Nagyjából bármit gond nélkül feltölthet a könyvtárába.

A régebbi verziókban azonban problémák vannak bizonyos fájltípusokkal. Például a következő bővítmények teljesen le vannak tiltva a 2016-os szerverről:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .szappan

• .json

• .xamlx

Szerencsére a jelenlegi szervernek nincs ilyen korlátozása. Jelenleg nincsenek olyan formátumok és bővítmények, amelyek tiltva vannak a SharePointból.

A megosztás törődés

A SharePoint rendet teremt az online munkahelyen. A rendszer fejlett funkciói lehetővé teszik a fájlok és a teljes webhelyek megosztását néhány egyszerű lépésben.

Minden helyzethez és linktípushoz van egy preferált megosztási beállítás. A globális és SharePoint-adminisztrátorok akár külső megosztást is engedélyezhetnek, és kezelhetik a vendégbeállításokat a teljes szervezet számára.

Ön és munkatársai használják a SharePoint fájlcserére? Van más együttműködési rendszer, amit kedvel? Írjon megjegyzést alább, és ossza meg gondolatait a külső megosztási funkcióról.